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4 bonnes pratiques pour un archivage de fichiers durable

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L’explosion du nombre de fichiers, l’aggravation des cyber-menaces, mais aussi l’innovation technologique avec la généralisation de l’air gap ou du tiering des données dans l’archive… Tous ces facteurs remettent en question notre définition de ce qui constitue un archivage de qualité.

Avant de choisir une solution d’archivage de fichiers durable et efficace, faisons le point sur les meilleures pratiques d’archivage en 2020.

A quelles exigences doit répondre un archivage de fichiers durable ?

On ne le rappelle jamais assez : l’archivage de fichiers vise la conservation de la dernière copie des données dans la durée. Que ce soit pour 5, 10 ou plus de 30 ans, son objectif dépasse de loin celui d’une simple sauvegarde ! Seul l’archivage multi-copies peut éviter des sinistres dramatiques, tels que celui qui a frappé Myspace. L’ancien leader du blogging a annoncé en 2015 avoir irrémédiablement perdu des millions de fichiers audio, photo, et vidéo téléchargés par ses utilisateurs.

L’archivage de fichiers multiplie les objectifs :

Img2* Protéger le patrimoine informationnel de l’entreprise, notamment - mais pas uniquement - contre une cyber-attaque ;

* Respecter la production, en proposant un processus d’archivage user-friendly. Les documents doivent rester accessibles aux utilisateurs ; c’est-à-dire faciles à trouver, à ouvrir, à utiliser… Cette condition implique un accompagnement de l’évolution du document dans le temps, et un effort de lutte contre l’obsolescence technologique.

* Mettre les archives de l’entreprise en conformité avec la réglementation sur la préservation des données.

De nouvelles solutions technologiques aident les organisations de toutes tailles à se plier à ces nouveaux standards d’exigence – à condition qu’elles s’y prennent à temps, avant que ne survienne un sinistre informatique.

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Conseil n°1 - Sélectionner les fichiers à archiver

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L’augmentation exponentielle du nombre et du volume des documents que génèrent les organisations imposent un impératif de tri.

Celui-ci n’est pas dicté par la technologie, dont les capacités d’archivage suffisent largement. Mais il en va du respect de la réglementation sur le stockage des données, et de l’accessibilité effective des documents sur le long terme. On ne saurait exiger de collaborateurs des années 2050 qu’ils se débrouillent seuls avec trois décennies de fichiers.

Un archivage de fichiers efficace commence donc avec le recensement des documents importants (savoir-faire, propriété intellectuelle, documents engageants, etc.). Il s’agit de déterminer quels documents seront nécessaires aux opérations, ou même à la stratégie de l’organisation. Il faudra ensuite les classer par fonction et par degré de priorité, puis gérer leur cycle de vie. Et enfin les enrichir de métadonnées bien choisies au moment de leur archivage pour faciliter leur restitution ultérieure.

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Conseil n°2 - Concevoir un processus d’archivage de fichiers efficace

Certaines organisations adoptent un plan d’archivage de données pour s’acquitter d’une obligation légale. Elles en oublient son objectif premier : garantir l’accessibilité effective des données par les collaborateurs.

Un processus d’archivage de fichiers efficace est d’abord un processus user-friendly. Prenons l’exemple du Labo Paris, une société de post-production pour le cinéma et l’audio-visuel qui gère des volumes très importants de données. Le Labo Paris a opté pour la solution d’archivage Miria for Archiving pour ses capacités techniques, et pour son interface utilisateur épurée. Elle rend possible l’archivage de données grâce à un simple glisser-déposer !

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Conseil n°3 - Air gap, tiering des données dans l’archive : Adopter des solutions de fond contre les cybermenaces

L’évolution rapide des cybermenaces met en danger non seulement les données en production, mais aussi désormais les entreprots de sauvegardes et les archives. Ceci impose de trouver des solutions évolutives ou de recourir à certaines technologies leur opposent un obstacle qui reste efficace en dépit de leurs transformations.

* Les solutions d’archivage utilisant un air gap conservent une copie des fichiers archivés dans un stockage offline, déconnecté de façon à le rendre inaccessible à une cyberattaque. L’efficacité de l’air gap dépend donc de son intégration à une solution d’archivage globale, qui prenne en compte et sécurise tous les chemins d’accès.

Dans ces conditions, l’air gapping permet de protéger les données même en cas d’attaque ou de sinistre du site d’exploitation; ce qui vaut à cette technologie déjà éprouvée un plébiscite mérité auprès des professionnels de la cybersécurité.

* D’autres solutions d’archivage ont recours au tiering de la donnée dans l’archive et dans le temps, une pratique plus connue sous le nom d’ archive-tiering. L’enjeu consiste à adapter les pratiques de conservation des fichiers à leur importance et à la fréquence ou à la rareté de leur utilisation après leur archivage. Il est donc préférable de les transférer vers des supports de stockage moins onéreux, quoique tout autant sécurisés.

La segmentation des archives permet ainsi de réduire les coûts de stockage, tout en prenant en compte les besoins réels des utilisateurs.

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Conseil n°4 - Accompagner la sauvegarde dans le temps

Les solutions d’archivage doivent relever le double défi de l’évolution rapide des technologies, et de leur objectif de conservation sur le long terme. Elles doivent donc déployer un plan d’accompagnement du cycle de vie des fichiers archivés. Cela passe par une multitude de tâches, telles que l’indexation des informations issues des métadonnées, pour offrir une fonctionnalité de recherche enrichie sur le long terme, ou la mise en place d’une veille technologique et réglementaire.

En s’appuyant sur des pratiques de bon sens et sur de nouvelles technologies telles que l’air gap ou l’archive-tiering, l’archivage de fichiers peut relever le défi de la conservation sur plusieurs décennies, malgré la multiplication et l’évolution rapide des enjeux qui pèsent sur lui tout en restant économiquement viable pour les entreprises même à l’heure où les volumétries des données non structurées explosent.

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Topics: Archivage, Miria, Miria for archiving, Air gap, Archive-tiering, Tiering


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